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[筆記] 如何使用正航系統做成每月帳單信封名條 -拋出本月名單

如果跟寒某一樣,每個月客戶不盡相同,不想月底月初拼命搜尋客戶名單,可以參考~


本篇筆記:

一.自動匯出正航本月銷售(每月客戶總表) 與整理👈👈

二.自動匯出成信封名條。


看了紀錄資料,原來一年前就在準備寫的這篇...果然拖延症嚴重啊..



先廢話一下...因為公司內十幾年來的職員(包含歷任)完全使用最最最基本的正航,大概只有記賬沖帳,所以這些都是寒某自己摸出來的,當然包含excel問題也有些有查網路教學,不是說自己多厲害。我的意思是,功能還有很多人不知道,連後來進來的一個年輕人(電腦專科)也不知道,所以筆記下這個小撇步公開分享。

以前他們是從客戶名單(Excel檔)找要寄賬單的客戶,把資料複製貼上,土法煉鋼。

但每個月要從數百人的名單中手動增刪名條,實在太傷神,所以如有類似需求可看下方筆記~


有些步驟我會寫的比較詳細,看起來比較多。多做2次就會覺得很簡單很便捷的~👍

本站的宗旨還是那句話--希望這些文章是新手也能依步驟上手的。



一、從正航匯出本月客戶名單

正確應該說是要寄賬單的名單。

1.到[應收帳款明細表]

2.選擇客戶和日期區間。 確定後按下方[Excel]


3.上方可選拋出位置,檔名也直接在此處寫好即可。系統會自動記憶上次檔名。

  右邊選擇需要的欄位,一般就是[客戶全稱][發票地址][發票地址郵編]。

  電話和聯絡人可選填,例如指定給某公司的某某人收才會需要。


這邊廢話一下...上面提到這些都是我自己摸的,所以,所有客戶資訊(地址電話)也是我一個個補充進去(原本空白的),元老/歷任幾個小姐都不會不管的,也還好,300多個而已(遠目)。

上面也說了,如果客戶很多,每個月都要找一次客戶通訊錄複製貼上,實在很麻煩,不如短痛先把資料庫建立起來,以後用拋的就好了。經驗分享。



二、整理正航匯出的本月客戶名單

打開Excel後會長這樣....範例我改過了,畢竟真實名單不能外流。😆


1.首先先把最上面3行刪除。就是滑鼠拖曳選擇1~3三列,按右鍵刪除的方式。


2.接著視每個公司不同,不一定會有的步驟(請自行斟酌服用)。

[A]如果很多客戶在一個月內購買2次以上。

   如上圖,前三列都是"曾小美",接著下方也有好幾個客人有重複。
   因為正航會把所有單據都列出,所以我們要把這些重複排除。

 A-1.直接全選(拖曳選擇A~E五欄應該也可以,我自己習慣Ctrl+A全選)
     到Excel工作列[資料]>[移除重複項]
     之後數據都不用動,直接按[確定]


[B]如果有少數客戶不需要寄賬單,可手動刪除。

   例如我們會有部分客戶是老闆親送賬單,甚至是用LINE傳賬單即可,
   這樣就不用印名條了。

   拿上面的範例賬單舉例,重複的名單也可以手動刪除的。


 B-1.直接把不要的名單用滑鼠點選整列的方式,按Delete刪除

 B-2.直接全選(拖曳選擇A~E五欄應該也可以,我自己習慣Ctrl+A全選)

     到Excel工作列[常用]>[尋找與選取]>[特殊目標]選空格

 B-3.滑鼠在反白處,右鍵按[刪除],選自動往上移。

 *部份截圖是我一年前做的,當時Excel是舊版本,現在是365,長得不太一樣。


以上2個步驟就視個人情況使用囉~也可以併用的~


整理好名單後,就能到下一個步驟,拋出到Word裡做名條了~~


作者Author 寒香子
覺得「自己的興趣明明也沒有那麼冷門」,卻永遠找不到同好,習慣在小窩裡自言自語。
自閉久了,不習慣和人溝通,怠慢請多見諒。其他請見關於我。

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