[筆記] 如何使用正航系統做成每月帳單信封名條 -拋出本月名單

如果跟寒某一樣，每個月客戶不盡相同，不想月底月初拼命搜尋客戶名單，可以參考~

本篇筆記：

一．自動匯出正航本月銷售(每月客戶總表) 與整理👈👈

二．自動匯出成信封名條。

看了紀錄資料，原來一年前就在準備寫的這篇...果然拖延症嚴重啊..

先廢話一下...因為公司內十幾年來的職員(包含歷任)完全使用最最最基本的正航，大概只有記賬沖帳，所以這些都是寒某自己摸出來的，當然包含excel問題也有些有查網路教學，不是說自己多厲害。我的意思是，功能還有很多人不知道，連後來進來的一個年輕人(電腦專科)也不知道，所以筆記下這個小撇步公開分享。

以前他們是從客戶名單（Excel檔）找要寄賬單的客戶，把資料複製貼上，土法煉鋼。

但每個月要從數百人的名單中手動增刪名條，實在太傷神，所以如有類似需求可看下方筆記～

有些步驟我會寫的比較詳細，看起來比較多。多做２次就會覺得很簡單很便捷的～👍

本站的宗旨還是那句話--希望這些文章是新手也能依步驟上手的。

一、從正航匯出本月客戶名單

正確應該說是要寄賬單的名單。

１．到［應收帳款明細表］

２．選擇客戶和日期區間。　確定後按下方［Excel］

３．上方可選拋出位置，檔名也直接在此處寫好即可。系統會自動記憶上次檔名。

　　右邊選擇需要的欄位，一般就是［客戶全稱］［發票地址］［發票地址郵編］。

　　電話和聯絡人可選填，例如指定給某公司的某某人收才會需要。

這邊廢話一下...上面提到這些都是我自己摸的，所以，所有客戶資訊(地址電話)也是我一個個補充進去(原本空白的)，元老/歷任幾個小姐都不會不管的，也還好，300多個而已(遠目)。

上面也說了，如果客戶很多，每個月都要找一次客戶通訊錄複製貼上，實在很麻煩，不如短痛先把資料庫建立起來，以後用拋的就好了。經驗分享。

二、整理正航匯出的本月客戶名單

打開Excel後會長這樣....範例我改過了，畢竟真實名單不能外流。😆

１．首先先把最上面３行刪除。就是滑鼠拖曳選擇１～３三列，按右鍵刪除的方式。

２．接著視每個公司不同，不一定會有的步驟（請自行斟酌服用）。

［Ａ］如果很多客戶在一個月內購買２次以上。

　　　如上圖，前三列都是＂曾小美＂，接著下方也有好幾個客人有重複。
　　　因為正航會把所有單據都列出，所以我們要把這些重複排除。

　Ａ－１．直接全選（拖曳選擇Ａ～Ｅ五欄應該也可以，我自己習慣Ctrl+A全選）
　　　　　到Excel工作列［資料］＞［移除重複項］
　　　　　之後數據都不用動，直接按［確定］

［Ｂ］如果有少數客戶不需要寄賬單，可手動刪除。

　　　例如我們會有部分客戶是老闆親送賬單，甚至是用ＬＩＮＥ傳賬單即可，
　　　這樣就不用印名條了。

　　　拿上面的範例賬單舉例，重複的名單也可以手動刪除的。

　Ｂ－１．直接把不要的名單用滑鼠點選整列的方式，按Delete刪除。

　Ｂ－２．直接全選（拖曳選擇Ａ～Ｅ五欄應該也可以，我自己習慣Ctrl+A全選）

　　　　　到Excel工作列［常用］＞［尋找與選取］＞［特殊目標］選空格

　Ｂ－３．滑鼠在反白處，右鍵按［刪除］，選自動往上移。

　*部份截圖是我一年前做的，當時Excel是舊版本，現在是365，長得不太一樣。

以上2個步驟就視個人情況使用囉~也可以併用的~

整理好名單後，就能到下一個步驟，拋出到Word裡做名條了~~

作者Author 寒香子
覺得「自己的興趣明明也沒有那麼冷門」，卻永遠找不到同好，習慣在小窩裡自言自語。
自閉久了，不習慣和人溝通，怠慢請多見諒。其他請見關於我。

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