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[筆記] 用Word製作信封名條格式,並用Excel表格直接代入

如果跟寒某一樣,每個月客戶不盡相同,不想月底月初拼命搜尋客戶名單,可以參考~


本篇筆記:

一.自動匯出正航本月銷售(每月客戶總表) 與整理

二.自動匯出成信封名條。👈👈


看了紀錄資料,原來一年前就在準備寫的這篇...果然拖延症嚴重啊..


有些步驟我會寫的比較詳細,看起來比較多。多做2次就會覺得很簡單很便捷的~👍

本站的宗旨還是那句話--希望這些文章是新手也能依步驟上手的。

如果沒有做過地址名條,會先需要做一個"格式"出來,
這很簡單,並且只需要做一次就能永久使用

所以不要覺得很麻煩啊~😆


一、製作信封名條表格

1.首先先看你們的地址名條(標籤貼紙)尺寸。

  並決定是要做直的或橫的。


經驗分享:例如我看公司的二款信封尺寸,最後決定購入A4,橫2x直10這種規格。

這一般來說應該很夠用了,當然也還能參考自己信封尺寸,如要漂亮一點也能買有圓角的。

這種貼紙可以到文具店買,現在主流(包含我)會上網買,除了價差真的大,也有現在實體店備貨越來越少,常常老遠跑去卻沒貨的因素。

如果要報公賬記得找能開統編的賣方,就降。

但是有少數真的很便宜的店...貼紙有亂切的現象(每格沒有等距離)造成列印時可能會有問題,須注意。


2.到Word裡開空白A4,畫一個同你的標籤貼紙的表格。

  例如我就畫一個2x10格。

  *一些標籤大廠也有放免費範本在網路上,可以去找找有沒有,例如鶴O。


  以下先以[自己做橫式2x10表格]為例。

  會的可以跳過喔~ 

  2-1.開新檔案,到[版面配置]>[邊界]>最下方[自訂邊界]
      把4邊邊界調到最小,通常我會設各0.5公分。

  2-2.同樣在[版面配置]>[邊界]>最下方[自訂邊界]
      第二頁選項,紙張尺寸設定,把長度寫長一點。
      (此處不同版本Word可能不同位置)

      這麼做的原因有二,
      一是沒設的話會每次列印時都說超出尺寸,還會一直印空白頁。
      二是發現目前365版本的Word很有問題啊...不讓我拖曳格線到最底。


  2-3.[插入]>[表格]

      我這裡是沒辦法直接做10列,所以選到2x8。


  2-4.滑鼠點到表格外面的箭頭處,按一次Enter可多一列表格,

      如此增加二列,成為2x10。

  2-5.盡量把表格上下拉滿跟紙張同高/低。

      上面也說了我目前測試365版的Word是無法把格線拉到最底,

      所以我這紙張有拉長(到31公分)

  2-6.拖曳全選表格,或點表格左上十字全選。

      鼠標在表格上按右鍵,選平均分配列高。

主要是上下盡量跟貼紙同高,左右2邊沒對到是沒有問題。

每個人做出來可能會有差異(紙張高度和表格高度部分),
此時建議可以先列印並跟標籤貼紙比對看看。

這邊也是設一次就好的,所以浪費幾次列印,日後可以省麻煩。


順道一提,舊版本的Word表格可以做得很漂亮...可能剛用365,我功力不足。
再次提醒可以找網路現成表格..😛

以上做好之後,就是收尾了,把表格修飾一下~


3.全選表格,到[版面配置]選取靠左對齊。

  避免姓名地址太靠近邊緣沒有印到或被裁切。


4.全選表格,到[常用]選取無框線,避免以後印名條時連格線一併印出。

  如果還是想看格線,可以選表格,按[版面配置]>[檢視格線]

  這邊顯示的虛線就不會列印出來了。



二、製作信封名條格式

這個步驟也是做一次就好,以後每個月不用重做。


1.[郵件]>[選取收件者]>[使用現有清單]

  選取第一大步驟(上一篇)做好的那張Excel本月正航名單。


2.選擇Excel頁面(Page)。

  選擇要拋出成名條那個頁面,預設應該只有一頁。

3.[郵件]>[插入合併欄位]

  從這裡點選需要的欄位。

4.範例我先用收件人姓名、郵遞區號和地址。


  這一行直接複製貼上到右邊那格,但最前面還要加上一個"下一筆紀錄"。
  這個"下一筆紀錄"從[郵件]>[規則]>[下一筆紀錄]點選即可。



5.複製有下一筆紀錄的那一格的內容,貼到剩餘的所有格子裡。


6.按下[預覽結果]就能預覽名條的樣子。(預覽只有第一頁)


以上就是做一次,以後都不用重做的部分~


~進階篇~

這階段可以把名條做的更好,例如姓名和地址之間的斷行,或對字型大小粗細做設計。    

舉例來說,我更改內容如下。

預覽就是這樣。


直的也是一樣,只是紙張要做橫的,句子方向是直的。(範例如下)

紙張尺寸也是要寫長一點,高度不變。


三、拋出名條~每個月需做的部分

上面表格做好了,就剩表格和Excel檔正航名單(上一篇)的連結了。


有時候開啟上面的Word表格,Word就直接會問要連結哪個Excel名單,此時就選擇要用的名單就可。

如果Word沒有問,就照下方手動調整:


1.開啟之前已經做好表格(如上,步驟二)。

2.[郵件]>[選取收件者]>[使用現有清單]

  選擇本月的Excel檔。如此即可。

3.[郵件]>[完成與合併]

  預設[全部]不變,按確定即可。


4.此時Word會產生一個新的文件,也就是直接存檔也不會覆蓋原本表格紀錄

  此文件包含完整的名條。

  因我的範本只有22筆紀錄,所以只有一張多一行😅

5.印前整理。

  5-1.必把下方多出來的"先生/小姐"都手動刪除,不然都會印出來喔~

  5-2.視個人情況,像這間公司沒有聯絡人,後面有先生小姐就很怪,我會手動刪除。

      另外如有已知性別的客人,我也會把不適用的稱謂刪除。


6.放標籤貼紙到印表機列印。完成。



作者Author 寒香子
覺得「自己的興趣明明也沒有那麼冷門」,卻永遠找不到同好,習慣在小窩裡自言自語。
自閉久了,不習慣和人溝通,怠慢請多見諒。其他請見關於我。

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